Obsługa prawna w Poznaniu – na czym polega i jak ustalić zakres obowiązków

Zarówno osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mieszkające w Poznaniu jak i Warszawie, coraz częściej korzystają ze wsparcia kancelarii prawnych, które świadczą na ich rzecz usługi związane ze stałą obsługą prawną. Popularność tego rozwiązania wynika z dwóch przyczyn.

Po pierwsze – obecnie doświadczamy częstych zmian prawnych, których zakres jest zbyt szeroki, aby osoba niezajmująca się prawem była w stanie na bieżąco je śledzić i dostosowywać się do nich.

Po drugie – stała obsługa prawna to szansa na redukowanie kosztów prowadzenia firmy – można bowiem zrezygnować z zatrudniania dodatkowych pracowników oraz wynajmowania prawników w celu rozwiązywania bieżących problemów.

Na czym polega stała obsługa prawna?

Stała obsługa to innymi słowy nawiązanie współpracy z kancelarią prawną zobowiązującą się do załatwiania spraw klienta w taki sposób, aby zagwarantować mu bezpieczeństwo prawne w każdym możliwym aspekcie prowadzenia działalności gospodarczej. Dzięki korzystaniu z profesjonalnej obsługi prawnej przedsiębiorca w szczególności zyskuje pewność, że zawierane umowy są wolne od błędów, sprawy pracownicze prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami, a zobowiązania podatkowe wypełniane terminowo i w odpowiedniej wysokości.

Zakres obowiązków kancelarii prowadzącej obsługę:

Zakres stałej współpracy zawsze powinien być dopasowany do indywidualnych potrzeb klienta. Inaczej kształtuje się zakres obowiązków kancelarii obsługującej duże przedsiębiorstwo, a inaczej w przypadku gdy realizuje ona zadania na rzecz osoby prowadzącej własną działalność gospodarczą lub mikroprzedsiębiorstwo. Jednocześnie jednak można zauważyć, że istnieje pewien kanon usług, które kancelaria powinna świadczyć na rzecz każdego klienta decydującego się na stałą obsługę prawną.

Najczęściej do obowiązków kancelarii prawnej należy:

• przygotowywanie i opiniowaniu umów oraz innych dokumentów,
• analiza dokumentów i stanu prawnego,
• prowadzenie spraw kadrowych,
• doradztwo w zakresie prawa pracy, prawa podatkowego, prawa administracyjnego i in.
• obsługa w zakresie spraw wynikających z przepisów kodeksu spółek handlowych, ustawy prawo przedsiębiorców i in.
• windykacja należności klienta,
• udział w negocjacjach i mediacjach,
• przygotowywanie pism procesowych oraz reprezentowanie klienta przed sądem.

W zależności od potrzeb obsługa prawna może obejmować także inne aspekty działania. Przykładowo – wielu pracodawców oczekuje wsparcia w zakresie współpracy ze związkami zawodowymi czy wdrażaniem i realizowaniem w przedsiębiorstwie polityki antymobbingowej. Zakres obowiązków kancelarii realizującej usługi związane ze obsługą prawną powinien zostać określony w taki sposób, aby współpraca gwarantowała kompleksową pomoc prawną.

Obsługa prawna realizowana przez specjalistów

Kompleksowa obsługa prawna obejmująca szeroki katalog obowiązków będzie zapewniona w szczególności przez kancelarie zatrudniające adwokatów i radców specjalizujących się w różnych gałęziach prawa. Wówczas klient zyskuje gwarancję, że kancelaria będzie w stanie sprostać powierzonym obowiązkom. Profesjonalna obsługa prawna polega na tym, że wszystkie sprawy klienta załatwiane są przez te same osoby, które doskonale znają specyfikę prowadzonej przez niego działalności.

Stała obsługa prawna i biurowa definicja i rzeczywistość w Poznaniu

Powierzanie czynności związanych z prowadzeniem spraw prawnych i biurowych kancelariom w Poznaniu specjalizującym się w prowadzeniu stałej obsługi prawnej staje się coraz popularniejszą metodą radzenia sobie z koniecznością sprostania licznym obowiązkom, które na przedsiębiorców nakładają regulacje prawne. Poznańscy klienci decydujący się na korzystanie z takich usług cenią sobie przede wszystkim oszczędność czasu oraz możliwość redukowania kosztów – wynajęcie kancelarii okazuje się bowiem tańsze od wynajęcia biura i zatrudnienia personelu odpowiedzialnego za jego prowadzenie oraz korzystania z usług prawnych ad hoc, tj. w celu szybkiego rozwiązania nagłego problemu prawnego.

Czym jest stała obsługa prawna i biurowa – definicja

Stała obsługa prawna i biurowa polega na zleceniu zewnętrznemu podmiotowi – najczęściej kancelarii prawnej – prowadzenia spraw przedsiębiorstwa. Obsługa ma charakter ciągły i regularny, a szczegółowy zakres świadczonych usług oraz obowiązków kancelarii jest uzależniony od ustaleń między stronami. Oznacza to, że klient sam decyduje o tym, czy kancelaria będzie zobowiązana do zajmowania się wszystkimi sprawami przedsiębiorstwa, czy też powierzy jej wybrane przez siebie zdania.

Najważniejszą decyzją, którą należy podjąć jest to, czy stała obsługa będzie dotyczyła wyłącznie kwestii prawnych, czy również obsługi biurowej. Warto pamiętać, że stała obsługa prawna i biurowa, jak wskazuje definicja, w rzeczywistości oznacza przeniesienie na kancelarię większości spraw związanych administracyjnych związanych z prowadzeniem firmy.

Stała obsługa prawna, czyli kompleksowe doradztwo

Pakiet usług, które świadczy kancelaria prowadząca stałą obsługę prawną jest zawsze indywidualnie ustalany z klientem – wszystko zależy bowiem od realnych potrzeb przedsiębiorcy:

• zakładanie i rejestrację spółek prawa handlowego,
• udzielanie porad prawnych w sprawach związanych bezpośrednio z bieżącą działalnością,
• opiniowanie i przygotowywanie umów,
• analizę i sporządzanie opinii prawnych dla przedsiębiorstw,
• opracowywanie pism kierowanych do kontrahentów,
• udział w negocjacjach i mediacjach,
• opracowywanie pism procesowych,
• reprezentowanie Klienta przed sądami i organami administracji,
• prowadzenie spraw kadrowych przedsiębiorstwa,
• informowanie o zmianach w obowiązujących przepisach,
• wsparcie niezbędne podczas wdrażania nowych rozwiązań oraz dostosowania organizacji przedsiębiorstwa do zmian w obowiązujących przepisach prawnych,
• opracowywanie i opiniowanie projektów statutów, uchwał, regulaminów,
• usługi związane z przekształcaniem, podziałem bądź likwidacją przedsiębiorstw.

Obsługa biurowa, czyli oszczędność czasu i miejsca

Na korzystanie z usług związanych ze stałą obsługą biurową najczęściej decydują się mikro i małe przedsiębiorstwa oraz osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Powierzenie prowadzenia spraw biurowych kancelarii jest korzystne przede wszystkim w sytuacji, gdy zakres i rodzaj prowadzonej przez klienta działalności nie wymagają posiadania własnego biura, a także gdy osiągane przychody nie pozwalają na zatrudnienie dodatkowego pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie spraw biurowych. Zlecenie stałej obsługi biurowej – jak definicja – oznacza, że sprawy związane z obsługą firmy prowadzi podmiot zewnętrzny. Pozwala to redukować koszty związane z najmem biura oraz zatrudnieniem osoby, która byłaby odpowiedzialna za jego prowadzenie. Ponadto stała obsługa biurowa stanowi gwarancję prawidłowego prowadzenia dokumentacji oraz terminowego wywiązywania się ze zobowiązań. Szczegółowy zakres zadań powierzanych kancelarii prowadzącej obsługę biurową uzgadniany jest indywidualnie. Pakiet usług dla osób chcących zlecić obsługę biurową firmy obejmuje w szczególności:

• odbieranie korespondencji adresowanej do klienta,
• odbieranie telefonów, faksów oraz obsługę skrzynki e-mail,
• nadawanie korespondencji wychodzącej z firmy,
• redagowanie pism,
• sporządzanie raportów i protokołów wymaganych przez klienta,
• przechowywanie i archiwizację dokumentów.

Jak wybrać kancelarię oferującą stałą obsługę prawną i biurową w Poznaniu

Podjęcie decyzji o powierzeniu obowiązków związanych z obsługą prawną i biurową podmiotowi zewnętrznemu, należy poprzedzić dokładną analizą własnych potrzeb oraz ofert poszczególnych kancelarii.

Dla klienta, który decyduje się na stałą obsługę prawną najważniejsze jest to, na co wskazuje definicja stałości – usługi muszą być prowadzone w sposób regularny, tak aby poza codziennym zainteresowaniem klienta pozostawały bieżące obowiązki wynikające z prowadzenia działalności. Im bardziej kompleksowa będzie oferta usług kancelarii, tym mniej spraw klient będzie musiał załatwiać samodzielnie. Stąd warto dowiedzieć się, kto w rzeczywistości będzie zajmował się prowadzeniem spraw prawnych i biurowych – kancelaria powinna zatrudniać ekspertów specjalizujących się w obsłudze podmiotów gospodarczych, posiadających szeroką wiedzę z zakresu prawa cywilnego, handlowego i gospodarczego, a także prawa podatkowego i prawa pracy.

Ważnym kryterium, które należy brać pod uwagę, jest siedziba kancelarii – decydując się na stałą obsługę prawną i biurową należy liczyć się z tym, że załatwienie niektórych spraw będzie wymagało spotkań z przedstawicielem kancelarii obsługującej firmę. Ponadto to – kompleksowa obsługa prawna i biurowa oznacza, że kancelaria będzie załatwiała za klienta – w zakresie, w jakim dopuszcza to prawo – czynności urzędowych i sądowych w imieniu klienta. Dlatego dobrym wyborem będzie możliwie najbliżej usytuowana, spełniająca wymagania kancelaria prawna Poznań jest miastem, w którym takie usługi są oferowane.

Korzyści wynikające z powierzenia stałej obsługi prawnej i biurowej

Kluczową korzyścią wynikającą z powierzenia prowadzenia spraw przedsiębiorstwa jednemu zewnętrznemu podmiotowi jest zapewnienie ciągłości i kompleksowości obsługi. Skoncentrowanie wszystkich aspektów działalności w jednej kancelarii sprawia, że zatrudnieni w niej specjaliści są wdrożeni we bieżące sprawy, a tym samym – znają specyfikę firmy, z wyprzedzeniem reagują na możliwość wystąpienia nieprawidłowości, a w razie jakichkolwiek sytuacji problemowych, nie muszą przeprowadzać czasochłonnych analiz dokumentacji.

Zlecając prowadzenie bieżących spraw kancelarii zajmującej się obsługę prawną i biurową przedsiębiorca zyskuje gwarancję terminowego i poprawnego z formalnego punktu widzenia dopełniania obowiązków. Jest to szczególnie ważne w kontekście częstych zmian w regulacjach. Stała obsługa prawna prowadzona przez czynnych zawodowo prawników pozwoli przygotować się na zmiany z odpowiednim wyprzedzeniem i wdrożyć odpowiednie rozwiązania w wymaganych terminach.

Ponadto to skorzystanie z usług związanych z prowadzeniem biura umożliwia redukowanie kosztów, nie tylko tych związanych z najmem lokalu, ale także wynikających z przechowywania i archiwizowania dokumentacji oraz zatrudnieniem dodatkowych pracowników. Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa, jest to także rozwiązanie pozwalające zaoszczędzić czas, jakiego wymaga samodzielne dopełnianie obowiązków i załatwianie formalności niezwiązanych bezpośrednio z zakresem oferowanych usług, lecz wymaganych przez prawo.

Autor Tekstu: Adwokat Adam Antkowiak
tel kontaktowy: + 48 698 683 893
mail: [email protected]

Inne aktualnośći

ZMIANY W ZASADACH DZIEDZICZENIA USTAWOWEGO. ZWIĘKSZONA OCHRONA „ZAPOMINALSKICH” SPADKOBIERCÓW

ZMIANY W ZASADACH DZIEDZICZENIA USTAWOWEGO. ZWIĘKSZONA OCHRONA „ZAPOMINALSKICH” SPADKOBIERCÓW   Zgodnie z obowiązującym prawem istnieją dwa sposoby przyjęcia spadku. Wynika to wprost z art. 1012 KC, który głosi, że spadkobierca może przyjąć spadek wprost (bez…

Czytaj więcej

Likwidacja fundacji

Decyzja o likwidacji fundacji W ustawie o fundacjach przewidziane są dwa powody, z jakich może zostać zlikwidowana fundacja. Są to: osiągnięcie celu, dla którego została ustanowiona fundacja albo wyczerpanie środków finansowych i majątku fundacji .…

Czytaj więcej